QUIZ SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2

SIKLUS PEMBELIAN

Nama Penulis : Aisah Salma Restuani (5211181192) 

                   Siska Dewi Utami (5211181202)

Dosen : Vicky Dzaky Cahaya Putra, SE., M.Ak., Ak.

A.  DEFINISI TEORI

1. Apa itu Sistem Informasi Akuntansi?

          Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem informasi berbasis komputerisasi yang mengolah data keuangan yang berhubungan dengan data transaksi dalam dalam siklus akuntansi dan menyajikannya dalam bentuk laporan keuangan kepada manajemen perusahaan.

      2. Apa yang dimaksud dengan Siklus Pembelian? 

         Siklus pembelian adalah suatu kegiatan atau transaksi pembelian, baik itu secara tunai maupun kredit dalam suatu organisasi. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian berarti suatu sistem pembelian atau suatu sistem transaksi untuk mendapatkan barang-barang baik secara kredit maupun secara tunai di dalam suatu organisasi / perusahaan yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi yang penting, memberi sinyal kepada management dan menyediakan suatu dasar informasi pembelian untuk pengambilan keputusan yang tepat.

     3. Siapa saja pihak yang terlibat dalam siklus pembelian?

         - Bagian Gudang

         - Bagian Pembelian

         - Bagian Penerimaan

         - Bagian Hutang

         - Bagian Keuangan/Akuntansi

     4. Jenis-jenis Teknik Dokumentasi pada Sistem Informasi

         1. Bagan Alir (Flowchart)

             Merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek sistem informasi secara jelas, tepat, dan logis.Menggunakan serangkaian simbol standar untuk menguraikan prosedur pengolahan transaksi.

         2. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram/DFD)
             Diagram alir data (DFD) adalah representasi grafis dari sistem. DFD menggambarkan komponen sistem, aliran data antara komponen dan sumber, tujuan dan penyimpanan data. Teknik ini digunakan untuk mendokumentasikan sistem yang digunakan sekarang dan untuk merencanakan serta mendesain sistem yang baru.

         3. Diagram Proses Bisnis (Business Process Diagram)
             Cara visual untuk menjelaskan langkah-langkah atau aktivitas yang berbeda dalam proses bisnis.

             

     5. Data Flow Diagram (DFD)

         1. Pengertian Data Flow Diagram (DFD)

         Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Alir Data (DAD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data pada suatu sistem atau menjelaskan proses kerja suatu sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. Secara singkatnya, DFD adalah alat pemodelan untuk memodelkan alur kerja sistem.

        2. Manfaat Data Flow Diagram (DFD)

            - Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.                                                 

            - DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem

            - DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

B.  HASIL PERANCANGAN

Nama Perusahaan        : PT. Coca Cola Bottling Indonesia                                                                     

Badan Usaha                : Minuman Ringan

Sejarah Perusahaan      : 

     Coca Cola Amatil Indonesia (CCAI) adalah perusahaan minuman ringan terkemuka di Indonesia yang memproduksi dan mendistribusikan produk-produk berlisensi dari The Coca Cola Company, dengan mesin penjual dilebih dari 200 negara. Coca cola memasarkan dan menjual produknya melalui lebih dari 120 pusat penjualan yang tersebar di seluruh Indonesia.

     Perusahaan ini terkenal dengan produk utama Coca Cola, yang formulanya ditemukan oleh seorang ahli farmasi John Stith Pemberton pada tahun 1886 di Clumbus, Georgia. Formula dan merek Coca Cola dibeli oleh Asa Griggs Candler yang mendirikan perusahaan The Coca Cola Company pada tahun 1892. Di Indonesia Coca Cola pertama kali diperkenalkan pada tahun 1962 dan dipromosikan secara lokal sejak tahun 1932. Setelah sempat berhenti beroperasi pada tahun 1942. Pada tahun 1960-an, berbagai produk The Coca Cola Company telah diperkenalkan ke pasar Indonesia.

Alamat Perusahaan     : South Quarter Tower C,

                                      Jalan R.A.Kartini No.Kav. 8, Cilandak Barat, Jakarta 12430.

Pemilik Perusahaan    : Asa Griggs Candler

Prosedur Pembelian    : 

     A. Prosedur Pembelian Tunai

          Prosedur Pembelian Tunai di PT. Coca Cola Bottling Indonesia, saya mengambil contoh prosedur pembelian tunai produk Coca Cola di Minimarket. Dimana pelanggan datang ke Minimarket, dan memilih sendiri produk Coca Cola yang akan dibeli, setelah memili produk yang akan dibeli, pelanggan membawa produk tersebut ke bagian kasir. Lalu,  petugas kasir akan melakukan scan produk, untuk mencatat data barang, data pembelian pada mesin kasir, lalu petugas kasir akan mencetak slip bayar, slip bayar tersebut diberikan kepada pelanggan sebagai bukti bayar, setelah itu pelanggan melakukan pembayaran.
          Pada saat petugas kasir melakukan scan produk di mesin kasir bukan hanya data barang dan
data pembelian yang tercatat, tapi data pegawai kasir yang melayani pelanggan pun tercatat, nantinya dari data pembelian yang ada di mesin kasir, bagian akuntansi/keuangan dapat melakukan pencatatan dan membuat laporan keuangan untuk diserahkan ke Kepala Toko.

     B. Rancangan Sistem Pembelian Tunai

          1. Diagram Context Pembelian Tunai Produk Coca Cola

          2. Diagram Dekomposisi  

          3. Data Flow Diagram (DFD)  Pembelian Tunai PT. Coca Cola Bottling Indonesia 

     C. Hasil Analisa Rancangan Sistem Pembelian Tunai PT. Coca Cola Bottling Indonesia

          1.1 Transaksi Pembelian
                bagian ini merupakan proses transaksi dimana pelanggan datang langsung ke tempat penjualan, pelanggan dapat memilih sendiri produk yang akan dibeli, setelah memilih produk yang akan dibelinya pelanggan membawa produk tersebut ke bagian kasir.
          1.2 Bagian Kasir
                pada proses ini petugas kasir akan melakukan scan barang, pada produk yang akan dibeli oleh pelanggan, scan barang dilakukan dengan menggunakan mesin kasir, pada saat scan barang dimesin kasir pula akan tercatat jenis produk, tanggal transaksi, dan data pegawai yang melakukan transaksi, hal ini akan memudahkan bagian gudang untuk menghitung persediaan barang, karena telah tercatat dimesin kasir berapa banyak barang yang terjual. Biasanya petugas kasir juga akan melakukan pengecekan barang yang dibeli oleh pelanggan, seperti tanggal expire, kondisi barang, dan lain-lain. Kemudian, petugas kasir akan mencetak struk pembelian, struk pembelian ini diberikan kepada pelanggan sebagai bukti pembayaran.
         1.3 Bagian Keuangan 
               dari proses sebelumnya bagian keuangan akan mendapatkan data pembelian yang telah tercatat dari mesin kasir, bagian keuangan dapat melakukan pencatatan transaksi pembelian maupun penjualan, dan membuat laporan keuangan yang akan dilaporkan kepada Kepala Toko.

     D. Prosedur Pembelian Kredit
          Aktivitas sistem informasi akuntansi pembelian kredit pada PT. Coca Cola Bottling Indonesia terdiri atas membuat surat pengajuan pembuatan purchase request, pemasukan data permintaan barang ke dalam sistem, prosedur pemilihan pemasok, pemasukan data purchase requisition untuk validasi, prosedur pembuatan purchase order, prosedur penerimaan barang, prosedur pencatatan dan pembayaran utang kepada pemasok, serta prosedur pengarsipan dokumen pembelian.

     E. Rancangan Sistem Pembelian Kredit
          
          1. Diagram Context Pembelian Kredit PT. Coca Cola Bottling Indonesia

          2. Diagram Dekomposisi

          3. Data Flow Diagram (DFD) Pembelian Kredit PT. Coca Cola Bottling Indonesia

      F. Hasil Analisa Rancangan Sistem Pembelian Kredit PT. Coca Cola Bottling Indonesia

          Sistem akuntansi pembelian kredit yang digunakan oleh PT. Coca Cola Bottling Indonesia berjalan melalui 3 bagian, yaitu bagian pembelian, bagian penerimaan barang, dan bagian akuntansi. Permintaan pembelian dari bagian yang membutuhkan misalnya bagian gudang, lalu pemesanan barang ke supplier oleh bagian pembelian, pencatatan barang masuk, pencatatan hutang, dan pembayaran hutang.

     G. Saran dan Masukan

          Dari hasil analisis yang kami lakukan, maka kami memberikan beberapa Saran dan Masukan untuk sistem pembelian pada PT.Coca Cola Bottling Indonesia baik secara tunai maupun kredit, diantaranya :

1. PT.Coca Cola lebih baik menyediakan sistem pembelian berbasis web dan memanfaatkan semua fitur-fitur dalam billing system, karena dari yang kami lihat pada web Coca Cola saat ini hanya berisi informasi mengenai PT.Coca Cola dan produknya, dengan adanya sistem pembelian berbasis web dan memaksimalkan kinerja billing system maka kinerja perusahaan akan lebih optimal, selain itu sebaiknya perusahaan lebih banyak berkomunikasi dengan IT Manager dan Credit Analys untuk memperbaiki sistem dalam menentukan pihak-pihak yang berhak mendapatkan pembelian kredit.
2. Untuk menghindari laporan keuangan yang tidak akurat sebaiknya semua karyawan yang bertugas menginput data pembelian melakukan double check sehingga menghindari terjadinya kesalahan dalam penyusunan laporan pembelian dan laporan keuangan pada akhir bulan.

C. DAFTAR PUSTAKA

     https://mohammadfadlyassagaf.wordpress.com/2016/12/05/dokumentasi-sistem-informasi-akuntansi-ais-documentation/

     http://anyacallista.blogspot.com/2018/11/bab-3-sistem-teknik-dokumentasi.html

      http://supriyadiberbagi.blogspot.com/2016/01/makalah-lengkap-tentang.html

     https://www.jurnal.id/id/blog/pengertian-dan-fungsi-sistem-informasi-akuntansi-dalam-perusahaan/